Personvernerklæring

Personvernerklæring

Foto Erik AS tar personvern på alvor og vi skal behandle personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Oppdatert 20. juli 2018

Vi skal ikke behandle personopplysninger med mindre vi har et lovlig grunnlag for det. Med behandling menes enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger.

Behandlingen av personopplysninger er i Norge hovedsakelig regulert i personopplysningsloven, men en rekke andre lovverk som blant annet markedsføringsloven, bokføringsloven og regnskapsloven gir også retningslinjer for hvordan slik informasjon skal behandles.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn, hva de brukes til, hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss, samt hva vi gjør for å beskytte personopplysningene.

Du kan finne mer informasjon om personvern og personvernrelaterte saker på nettsidene til Datatilsynet.

Behandlingsansvarlig

Foto Erik AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at all vår behandling av personopplysninger om våre kunder er i tråd med den gjeldende personvernlovgivningen.

Hva er det rettslige grunnlaget
Vi trenger personopplysninger for å gjennomføre de faktiske avtalene med kunde (bestillingene) og forpliktelser ifølge regnskapsloven, bokføringsloven, hvitvaskingsloven og annet gjeldende lovverk.

https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/veiledere/veileder-om-behandlingsgrunnlag/

Hvilke personopplysninger behandles og hva er formålet

Kjøp av varer med garanti og kundeordrer
(Kundeordrer; innleverte/innsendte bilder, digitale filer, negativer og levende film)
Kontaktinformasjon er normalt navn, bostedsadresse, og telefonnummer. Vi lagrer informasjon om hvilke tjenester og produkter du har kjøpt hos oss. Denne informasjonen samler vi inn ved å registrere kjøpene du gjør hos oss.

Dette er informasjon vi behandler for å kunne oppfylle vår avtale med deg, administrere ditt kundeforhold, levere og fakturere produkter og tjenester korrekt. Dersom betingelsene for ditt produkt eller kundeforholdet endres, trenger vi informasjonen for å kunne varsle deg i forkant av endringen i henhold til vilkårene. Vi benytter også denne informasjonen for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (som hvitvaskingsloven og bokføringsloven).

Ved behov for tilsendte filer eller korrektur lagrer vi i tillegg epostadresse
Innleverte digitale filer og digitalisert materiale

Studiofotografering
Navn, adresse, telefonnummer
Ved behov for tilsendte filer eller korrektur lagrer vi i tillegg epostadresse
Innleverte digitale filer og digitalisert materiale

Hvor hentes opplysningene fra

Vår opplysninger får vi direkte fra kunden.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene

Det er i utgangspunktet frivillig å gi fra seg opplysninger til oss.
Bestilling av bildeordrer over disk og epost vil ikke være mulig uten kontaktinformasjon.

Utleveres opplysningene til tredjeparter

I de tilfeller hvor vi bruker underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss, tegner vi egne databehandleravtaler og du kan være trygg på at opplysningene dine kun blir brukt til det formålet som er avtalt med leverandøren. Det vil for eksempel si at de som fakturerer for oss, kun skal bruke opplysningene de får fra oss for å fakturere, ikke noe annet.

Vi bruker underleverandører til å bistå med teknisk og administrativ drift av våre tjenester, for eksempel faktura-tjenester, drift av it-plattform, bildekiosker, markedsføring, sending av store filmengder, sikkerhetskopier av bildefiler og lignende.

Alle som har tilgang til bildefiler og andre personopplysninger har taushetsplikt.

Av sikkerhetsmessige årsaker oppgir vi ikke navn på våre underleverandører i denne personvernerklæringen.

Vi vil ellers ikke dele din kundeinformasjon med utenforstående med mindre utlevering av personopplysningene skjer:

1. Med samtykke fra den som opplysningen gjelder,
2. Med hjemmel i lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov,
3. Etter pålegg fra en domstol eller annen myndighet, eller
4. Som ledd i betalingsinnkreving mv. hvor det foreligger saklige grunner.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene

Vi lagrer alt på lokal server, i tillegg til back up i skytjeneste.

Backup av faktura og kassainformasjon går til leverandør av kassasystem, regnskapsbyrå og revisor. Disse filene oppbevares i henhold bokføringsloven og lov om hvitvasking.

Innleverte bildefiler – slettes ukentlig
Unntak:
Skanninger - slettes etter 6 måneder
Retusj – slettes etter 6 måneder
Desemberordrer slettes 2.januar året etter - (Dette pga etterbestillinger av julekort o.l)

Studiobilder – lagres for evig
Unntakene er laget for å gi kunden mulighet til etterbestillinger, og kontinuitet på julekort og kalendere, som skal være like de fra året før.

Studiobilder/fagbilder
Bilder og levende film tatt av våre fotografer på oppdrag vil bli lagret for evig tid. Dette for at våre kunder skal ha mulighet til etterbestilling.
Ønsker kunden filene slettet, vil dette bli gjort etter avtale.

Backup i skytjeneste
Filer som slettes på server slettes automatisk fra skytjeneste etter tre måneder.

E-post slettes etter 12 måneder.

Passfoto slettes etter 1 dag

Dine rettigheter

Dine rettigheter i henhold til den norske personopplysningsloven omfatter:

 Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
 Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.
 Retting. Rette og supplere opplysninger om deg.
 Sletting. Du kan be om sletting av alle kundedata, med mindre opplysningene er nødvendige for å levere en tjeneste som du fremdeles ønsker å ha tilgang til, eller at vi er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid. Sletter du alle dine kundedata så vil også ditt kundeforhold hos oss opphøre.
 Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
 Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
 Innsigelse. Be om at vi ikke benytter dine opplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering for bruk i direkte markedsføring.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for noen begrensninger som følger av lov.

Hvordan sikres opplysningene

Alle ansatte i vårt firma Foto Erik AS og Foto og databehandlere vi har inngått avtaler med har taushetsplikt. E-post og servere er beskyttet av passord.

Henvendelser og spørsmål om personvern

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har ytterligere spørsmål, kommentarer eller trenger hjelp til å gjøre bruk av dine rettigheter. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og senest innen én måned.

Ring oss på 52723222 eller epost til post@fotoerik.no

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil oppdatere personvernerklæringen dersom det er endringer i vår behandling av personopplysninger eller endringer i lovverket som krever en oppdatering. Vi vil gjøre enhver endring godt synlig, men vi anbefaler på generelt grunnlag at du leser denne personvernerklæringen med jevnlige mellomrom ved besøk på våre hjemmesider. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsidene våre.